La déclaration de fichiers comportant des informations sur des personnes physiques auprès de la CNIL est obligatoire dans la quasi totalité des cas. Il vous faut donc réaliser l’opération sur le site internet de la CNIL. Pour vous accompagner dans cette procédure, nous vous proposons ce petit tutoriel. Suivez le guide !

D’abord, qu’est ce que c’est que la CNIL ?

La CNIL c’est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Il s’agit d’une autorité administrative qui veille au respect par l’informatique de différents droits fondamentaux (droits de l’homme, vie privée, libertés individuelles, etc.)

Sa principale mission est de recueillir les déclarations de fichiers des entreprises qui en possèdent et en constituent.

Qui doit déclarer des fichiers à la CNIL ?

Toute entreprise disposant d’un fichier comportant des informations sur des personnes physiques doit déclarer son fichier auprès de la CNIL. C’est une obligation légale. Seules quelques exceptions existent :

  • certains fichiers exonérés par la loi ou la CNIL : voir liste des exonérations et des dispenses.
  • certains fichiers mis en oeuvre par un organisme qui a désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL).

Dans tous les cas, si la déclaration est obligatoire, son absence constitue une infraction pénale.

Comment déclarer un fichier ?

C’est l’idée même de cet article que de vous guider dans le processus de déclaration d’un fichier à la CNIL. Voici l’ensemble des étapes listées, illustrées et  commentées.

1- Rendez-vous sur le site de la CNIL, dans l’espace professionnel : www.cnil.fr/professionnel

Cliquez ensuite sur « Effectuer une démarche »

2- Cliquez sur « déclarer mon fichier »

3- Direction le bas de la page pour cliquer sur le bouton « Commencer votre déclaration »

4- Vous accéder maintenant au formulaire déclaratif. Vous n’avez plus qu’à suivre les indications et à remplir les encarts obligatoires.
A cette étape, la CNIL ne vous demande que les informations relatives à votre société.

5- Une fois, l’onglet déclarant renseigné, vous accédez à celui intitulé Finalité.

Ce n’est pas le plus simple et sans ce tutoriel, vous seriez surement perdu à cette étape. En même temps quand on regarde les choix de réponses, aussi nombreux que difficiles à comprendre, on se demande si ce n’est pas le but … 😅

Dans la majorité des cas, quand il s’agit de déclarer une base de données client, une liste Newsletter ou encore un fichier prospect, il faut cocher les cases suivantes :

« Norme simplifiée (NS) et choisir NS-48 »

6- Il ne vous reste plus qu’à identifier une personne que la CNIL peut contacter si elle a besoin de plus d’informations et le responsable de l’entreprise. Validez et envoyez votre déclaration.

Félicitation, vous terminé votre déclaration auprès de la CNIL et êtes en règle vis à vis de la loi. Vous allez recevoir le récépissé de votre déclaration. C’est ce document qui atteste officiellement que vous avez effectué votre déclaration. La Commission National de l’Informatique et des Libertés vous demande par conséquent de le conserver.

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